Privacyverklaring

1 – Verwerkingsverantwoordelijke

1.1 Heldr.ai is een dienst van Wave AI Solutions B.V., gevestigd te Raamsdonk, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 95570829.

1.2 Voor de persoonsgegevens die wij verwerken voor onze eigen bedrijfsvoering (zoals account- en facturatiegegevens) zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens binnen door u geüploade projectbestanden treden wij op als verwerker; u bent daarvoor zelf de verwerkingsverantwoordelijke.

1.3 De Opdrachtgever is en blijft volledig verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de gegevens die hij via Heldr.ai aanlevert of laat verwerken, waaronder een geldige verwerkingsgrondslag, het informeren van betrokkenen en het verkrijgen van eventuele toestemming. Wave AI Solutions verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht en volgens de instructies van de Opdrachtgever.

1.4 Vragen over privacy? Mail naar info@waveaisolutions.nl.

2 – Welke gegevens wij verwerken

2.1 Accountgegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en wachtwoord (versleuteld opgeslagen).

2.2 Facturatiegegevens: factuuradres, postcode, plaats, land, btw-nummer en KvK-nummer.

2.3 Gebruiksgegevens: inloggegevens, activiteit binnen het platform, technische logbestanden en het gekozen abonnement.

2.4 Projectbestanden: de door u geüploade bestanden (zoals IFC-, PDF-, DWG-, Revit- en Excel-bestanden) en de daaruit gegenereerde output. Deze bestanden kunnen persoonsgegevens bevatten waarvoor u verwerkingsverantwoordelijke bent.

2.5 Communicatie: e-mails en berichten die u met ons uitwisselt.

3 – Doeleinden en grondslagen

3.1 Wij verwerken persoonsgegevens om de Dienst te leveren en uit te voeren (uitvoering van de overeenkomst).

3.2 Voor facturatie en het nakomen van fiscale en wettelijke verplichtingen (wettelijke plicht).

3.3 Voor beveiliging, fraudepreventie, support en verbetering van de Dienst (gerechtvaardigd belang).

3.4 Voor het verzenden van transactionele e-mails (zoals verificatie, facturen en wachtwoordherstel) die noodzakelijk zijn voor de Dienst.

3.5 Wij gebruiken uw projectbestanden of output niet voor het trainen van AI-modellen, benchmarks of andere doeleinden buiten de directe dienstverlening.

4 – Verwerkers en ontvangers

4.1 Wij schakelen zorgvuldig geselecteerde verwerkers in om de Dienst te leveren. Met elke verwerker is een verwerkersovereenkomst gesloten. Het betreft onder meer:

• Hosting van applicatie en database, en opslag van bestanden (binnen de Europese Unie);
• Verzending van transactionele e-mail;
• Afhandeling van betalingen en facturatie;
• AI-verwerking ten behoeve van het uitlezen en analyseren van aangeleverde bestanden.

4.2 Wij verstrekken uw gegevens niet aan derden voor commerciële doeleinden en verkopen geen persoonsgegevens.

4.3 Voor zover een verwerker gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) van de Europese Commissie.

4.4 Een actueel overzicht van onze subverwerkers is beschikbaar op heldr.ai/subverwerkers.

5 – Opslag en beveiliging

5.1 Projectbestanden en data worden versleuteld opgeslagen op servers binnen de Europese Unie, per klant logisch gescheiden.

5.2 Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling, toegangsbeperking, beveiligde verbindingen (TLS) en logging, om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.

5.3 Toegang tot gegevens is beperkt tot medewerkers en verwerkers voor wie dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Dienst.

6 – Bewaartermijnen

6.1 Account- en projectgegevens bewaren wij gedurende de looptijd van de overeenkomst.

6.2 Na beëindiging verwijderen wij projectbestanden en data uiterlijk binnen 30 dagen na schriftelijk verzoek, of zoveel eerder als redelijkerwijs mogelijk, tenzij een langere bewaring wettelijk verplicht is.

6.3 Facturatiegegevens bewaren wij gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn (in beginsel zeven jaar).

7 – Uw rechten

7.1 U heeft het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking.

7.2 U kunt op elk moment verzoeken om export of definitieve verwijdering van uw opgeslagen data.

7.3 Een verzoek kunt u richten aan info@waveaisolutions.nl. Wij reageren binnen de wettelijke termijn.

7.4 U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

7.5 Voor zover een verzoek betrekking heeft op gegevens binnen door de Opdrachtgever aangeleverde bestanden, dient de betrokkene zich te wenden tot de Opdrachtgever als verwerkingsverantwoordelijke. Wave AI Solutions verleent daarbij redelijke medewerking, maar is niet verantwoordelijk voor de inhoudelijke afhandeling van dergelijke verzoeken.

8 – Verwerkersovereenkomst

8.1 Omdat wij bij de verwerking van uw projectbestanden optreden als verwerker, sluiten wij op verzoek een verwerkersovereenkomst (DPA) met u.

8.2 Een verzoek hiervoor kunt u richten aan info@waveaisolutions.nl.

9 – Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid

9.1 De Opdrachtgever is verwerkingsverantwoordelijke voor de inhoud van de via Heldr.ai aangeleverde bestanden en gegevens en draagt de volledige verantwoordelijkheid voor de naleving van de toepasselijke privacywetgeving ten aanzien van die gegevens.

9.2 De Opdrachtgever garandeert dat hij gerechtigd is de aangeleverde (persoons)gegevens aan Wave AI Solutions te verstrekken en te laten verwerken, en vrijwaart Wave AI Solutions volledig voor alle aanspraken van betrokkenen, toezichthouders of andere derden die voortvloeien uit of verband houden met de door de Opdrachtgever aangeleverde of verwerkte gegevens, daaronder begrepen eventuele boetes en kosten van verweer.

9.3 Wave AI Solutions verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht en volgens de instructies van de Opdrachtgever en is niet verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de door de Opdrachtgever aangeleverde gegevens, noch voor het gebruik dat de Opdrachtgever van de Output maakt.

9.4 De aansprakelijkheid van Wave AI Solutions is uitgesloten en beperkt zoals bepaald in de algemene voorwaarden (artikel 11), die onverkort van toepassing zijn op deze privacyverklaring. Voor zover rechtens toegestaan sluit Wave AI Solutions iedere aansprakelijkheid voor schade in verband met de verwerking van persoonsgegevens volledig uit.

9.5 Niets in deze privacyverklaring schept een verdergaande verplichting of aansprakelijkheid voor Wave AI Solutions dan op grond van dwingend recht is vereist.

10 – Cookies

9.1 Het Heldr.ai-platform gebruikt uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn om u ingelogd te houden en de Dienst te laten werken. Hiervoor is geen toestemming vereist.

9.2 Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies binnen het platform.

11 – Wijzigingen

10.1 Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie is steeds beschikbaar op deze pagina.

10.2 Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u per e-mail of via het platform.